請求書は、取り引き先に商品やサービスを販売・納品した際、その対価である代金を請求するにあたって発行する書類で、個人・法人問わず事業を行っていくものにとっては資産・お金と同様とすらいえる大切な書面です。
実のところ、正式にこう書くべきといった決まりは存在せず、手書きやパソコンソフトなど作成方法も問われていませんが、記載するべき必要事項や、実務的に記載した方が良い項目があります。
そして、それらが欠けていたり書式・書体が乱れていて内容が伝わらにくい状態だと、スムーズ取引が行われなかったり、支払いや決済が確実に進行しないこともあるのです。
そこで今回は、事業者であるならぜひとも知っておきたい、スムーズにビジネスを進めるための正しい請求書の書き方や記載項目、注意点などのほか、2023年10月に施行されたインボイス制度に対応した請求書のポイントについても解説します。
参考:法務省:本制度の利用に必要となる申請書/届出書/請求書等の作成について
請求書とは、有形・無形にかかわらず商品やサービスなどを取引先に納品した際、その対価の支払いを求めるために作成する書類のことを指します。
法律などで「絶対に請求書に記載すべき事項」というものは特に定められているわけではなく、基本的には
の5つの項目が抑えられていれば、以下で示す「請求書としての役割と効果」は十分に果たせるはずです。
ただし、請求書は発行者というより、受け取る取引先が仕入れ・在庫などの経費管理に利用する書類になるため、「受取先のルールやフォーマット」に従って作成するのが大前提となります。
請求書にとって最も大きな役割は、取り引き先に納品した商品・サービスの代価を求め、方法や決済期日を示し支払いを促すことです。
とは言え実のところ、請求書の受け渡しは法律上求められているわけではなく、口約束やメールなどで代金のやりとりを行い、代金の支払い完了をもって取引を完結することもできます。
しかし、正しい請求書を事業者同士で取り交わしておくことによって、商品・サービスの代金請求がもれていたり、金額が食い違ったりなどのトラブルを防ぐことが可能です。
請求書は、取り引き先つまり発行した相手側に支払いを促すだけではなく、発行元つまり自社がどんな商品・サービスをどの程度売り上げたのかを把握する、書類・証左としての役割も果たしてくれます。
ただし、市販の請求書やパソコンでテンプレートをプリントアウトしたものに、「手書き」で作成した請求書については、取り引き先に渡す原本のみだと売り上げを把握するための書類として手元に残らないため、コピーなどを取っておくようにしましょう。
また、もとより請求書を売上管理用の書類として利用するつもりなのであれば、手書きではなくパソコンソフトやエクセルなどで請求書を作成し、内容をデータ化しておいた方が後で整理・検索・分析することが格段に楽になり正確性も増します。
仕入税額控除とは、外部の業者に支払った仕入れや経費にかかる消費税額を、課税事業者が消費税の納税額を計算する際に、売上にかかる消費税額から差し引きできるしくみで、請求書はその「根拠」となり得ます。
なお、仕入税額控除の対象となる仕入れには、以下のようなものがあり、「非課税仕入れ」や「不課税取引」は仕入税額控除の対象外となります。
インボイス制度とは、消費税の適正な取り扱いを実現するために導入された制度で、2023年(令和5年)10月1日から開始されました。
具体的には、規定の項目が記載された「適格請求書」に基づき、消費税の「仕入税額控除額」を計算して、証拠書類として請求書を保存しなければならないという制度です。
つまり、請求書を「仕入税額控除の根拠」としたいのであれば、規定の項目が記載された「適格請求書」を作成・発行する必要があり、適格請求書が発行されない仕入は仕入税額控除の対象外となるため、買い手側は売上時に受け取った消費税額を全額納税しなければなりません。
適格請求書に記載しなければならない事項については後述しますが、そもそもこの適格請求書はを発行するためには、まず適格請求書発行事業者として登録されている必要があります。
適格請求書発行事業者になるには、所定の申請書をインボイス登録センターに郵送する方法と、e-Taxから登録申請を行う方法があり、既に現時点で年間売上が1,000万円超で、消費税を納める義務がある課税事事業者だったとしても、仕入税額控除を受けたいのであれば適格請求書発行事業者への登録申請が必要です。
インボイス制度は法人・個人関わらず適用されますが、経理担当者や部署が存在しないこともある個人事業者は理解・把握が進んでいないケースも多いため、以下の「参考サイト」をチェックしメリット・デメリットを良く把握したうえで対応を決めましょう。
参考:内閣府: 消費税のインボイス制度(適格請求書等保存方式)について
参考:国土交通省:適格請求書等保存方式(インボイス制度)について
法人の場合、既に会社が独自に作成した請求書のテンプレートや、作成上のルールなどが存在することも多いですが、個人事業主とくにビジネスを始めたばかりという場合は、請求書の書き方に悩んでしまうこともあるでしょう。
ただ、個人であろうと下表で示した「必要事項」さえ押さえておけば、基本的にどこに出しても請求書として機能するはずです。
必要事項・項目 | 内容 |
---|---|
宛名 | 請求書の左上、書式上もっとも上座に当たる位置に「顧客・取引先」の名称を記入する |
発行者の名前 | 請求書を作成した氏名又は屋号などを記入する |
取引内容 | どのような商品・サービスをどの程度の分量納品したかを記入する |
取引金額 | 税込かつ源泉徴収アリの場合は源泉徴収額を差し引いた金額を記載する |
取引年月日 | 決裁・支払い予定日と混同しないよう注意して記入する |
支払日 | 取引年月日と混同しないよう注意して記入する |
とはいえ、個人ならではの請求書を書く時の方法論・注意事項もあるため、ここでは発行先が「個人」であるケース、会社・企業などの「法人」であるケース、さらに「源泉徴収額の記載」が必要なケースに分け、解説しておきましょう。
個人であろうと法人であろうと、取引先に充てて発行する請求書の書き方や記載すべき必要事項に特に定めも変更点もありません。
相手先から書式等の指示がなければ、手書きでもエクセル・ワードでも、会計ソフトの利用でも構いませんが、記入漏れや誤記入があると、支払いの遅れや金額の相違などといったトラブルが発生するだけではなく、事業者としての社会的信用に傷が入り以降のビジネスに支障が出かねません。
ですので、この後紹介する「適格請求書以外」の請求書の必要事項と書き方」または「適格請求書に欠かしてはいけない必須事項とその書き方」にのっとり、漏れやミスの無いよう注意して作成しましょう。
基本的には前述した「個人から個人への請求書」と、書き方や書式は同じで特に問題はありません。
ただし、個人と比較して法人の場合は、経理処理がしやすいよう自主的にルールを定めた独自の請求書書式・テンプレートを、あらかじめ準備している場合もあるため、初めての取引の際は取引先に独自の請求書書式などがないか、確認しておくといいでしょう。
先にお伝えしておくと。取引相手が法人であろうと個人であろうと、所得税法上で個人事業主の発行する請求書に、源泉徴収額を記載する義務はありません。
ただし、所得税の納税漏れを防ぎ双方がスムーズに取引を行うため、請求書に源泉徴収額を記載することがビジネス界における「通例・マナー」となっていますから、下記の方法に従って源泉徴収額を「除いた」請求額を計算し明記しましょう。
【源泉徴収額】
請求金額100万円以下・・・請求金額×10.21%
請求金額100万円超・・・(支払金額-100万円)×20.42%+102,100円
【請求書に記載する請求金額】
小計+消費税-源泉徴収税=請求金額
なお、源泉徴収は全ての業種で必要なわけではなく、次に示す計8種の報酬に対して必要となりますので、自分が請求書の発行者及び以下の業種に属する場合は、、それが謝礼・研究費・取材費・車代などの名目であっても、源泉徴収額を記載するようにしましょう。
何度か述べている通り、請求書の書き方・記載事項に詳しい取り決めや決まりはありませんが、発行する請求書がインボイス制度において取り扱われる、「適格請求書」であるかどうかにかかわらず、全ての請求書に必要な記載事項は次のとおりです。
請求書に記載すべき事項 | 内容 |
---|---|
宛先 | 受取側の企業名・個人名・屋号など |
発行者情報 | 当該請求書を発行したもの・法人 |
請求日 | 当該請求が発生した日 |
請求書番号 | 請求書発行もとでの事務的整理番号 |
取引年月日 | 請求すべき取引の発生した日 |
取引内容 | 摘要・数量・単価・明細金額など |
小計・消費税・合計金額 | 取引内容で示した摘要・数量・単価・明細金額の合計など |
決済期日 | 支払い・振込期日 |
支払先 | 振込先金融機関・口座情報など |
備考 | 支払い方法などに関する取り決め事項を記載 |
ここではそれぞれについて詳しく、その記載内容や注意点について、解説しておきましょう。
請求書に記載する宛先は、一般ユーザーが各手紙の宛名と同じなので、納品した商品やサービスの代金の支払い義務を負っている、受取側の法人名・個人名・屋号などを、法人であれば「御中」、個人であれば「様」という敬称付きで記載します。
法人・個人問わず宛先と敬称は1文字空け、宛先の上または下に請求先の住所や郵便番号を1行ずつ改行して記載するのが通例ですが、法人の場合は「前株」と「後株」を間違えることが多く失礼に当たるため、事前にしっかり確認しておきましょう。
また、送付先が規模の大きな企業だった場合、企業名や法人名の次に担当部署名や担当者名を入れることがありますが、その場合担当部署名や担当者名をほかのフォントより2回りほど大きくしたり、目立ちやすい太字などにしておくと、近藤や誤配などといったトラブル予防につながります。。
これも一般的な手紙と同じですが、請求書にもしっかりと送付側(発行側)の情報を記載しておきましょう。
発行者情報は、請求書の内容に関する問合せ秋にもなるため企業名・個人名・屋号だけではなく、担当部署とその電話番号も記載しておくと親切です。
次に、請求書を発行した日付を記載しますが、作成日や印刷日をそのまま記載するのではなく、事前に取引先と打ち合わせをしておいてを、請求書の発行日と取引先の経理の締め日を合わせるのがセオリーです。
火付けの記載方式については、和暦(令和〇年)であっても西暦であっても問題ないので、自社又は取引先の事務処理上の都合に合わせるとよいでしょう。
請求書番号とは、発行した請求書を効率的に管理するため、請求書に振っていく「通し番号」のことで、こちらは取引歳の都合に合わせる必要はなく、発行元が独自に決めたルールに従って記載して構いません。
また、当該請求書の取引と関連する、注文書・発注書・納品書などに付与する整理番号を統一しておくと、経理・事務処理上の管理が簡易になり便利です。
請求書に記載された取引が該当する取引が実際に行われた日のことで、掛売方式で取引が行われた場合、納品・契約後に後に請求を行うことになるため、正確に請求するためにも取引年月日はきちんと記載しておきましょう。
この「取引内容」が請求書において最も相手側とすり合わせておきたい事項で、「A商品・24個・2,000円/個」といった具合に、取引ごとに摘要・数量・単価・明細金額を記載し、これらを取りまとめた数字を次の「小計・消費税・合計金額」に記載することになります。
前項で示した「取引内容」に沿って、「小計」には税抜の合計金額そ、「消費税」には消費税の合計金額、小計と消費税との合算金額(税込額)を「合計」に記載します。
「請求金額」に当たる部分で、間違えがあると過大・過少請求など金銭的トラブルの元となりますし、取引先との関係にひびが入り発行者の社会的信用が低下しかねませんから、誤記や計算ミスがないのはもちろん、誰が見ても内容をスムーズに理解できるよう表記の仕方や書体などを工夫しましょう。
なお、消費税の小数点以下を切り捨てにするか切り上げにするかなどといった細かいルールについては、トラブルが発生しないよう事前に取引先とすり合わせておきましょう。
日本の商習慣において決済期日つまり支払期日は、翌月末に設定することが一般的でとなっており、日付の表記は和暦・西暦のどちらでも構いませんが、必ず取引先の支払いルールを確認したうえで期日を事前決定し、正確に記載しましょう。
また、次の支払先に銀行口座を記載していれば、必然的に支払い方法が「銀行振込」であることがわかりますが、ここで「月末日までに銀行振込」などと、支払い方法についても明記しておけばよりわかりやすいでしょう。
なお、年末年始などで期日に金融機関が振込対応していない場合は、仕事納めの日に決済期日のほうを合わせるなど、柔軟に対応するよう心がけるのがマナーです。
支払い方法が銀行振込である場合は、「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義(カタカナ)」などといった口座情報を正確に記載しておきましょう。
振込手数料に関する取り決めを事前に取り交わしているのであれば、この「備考」の欄にきちんと明記しておきましょう。
振込側、つまり商品やサービスを購入したほうが、振込手数料を負担するのが原則でありマナーですが、取り決めなく負担してもらう際にも、「振込手数料は貴社にてご負担お願いいたします」などと備考欄に記載しておけば、より丁寧になりますし余計なトラブル・行き違いの防止にもなります。
続いては、インボイス制度に対応する「適格請求書」に欠かしてはいけない必須事項4項目と、その書き方をそれぞれ説明いたします。
請求書に記載された取引品目の中に、以下で示したいずれかの「軽減税率対象品目」が含まれている場合は、取引内容に「※」などを記載したうえで、取引内容の下部に「※軽減税率対象品目」など、該当の取引内容が軽減税率の対象である旨を明記する必要があります。
何やら難しい表現ですが、かんたんに言うと軽減税率が適用された分の請求額合計と、通常税率の分の請求額合計を税抜き・税込み表記のどちらでも構わないので明記しなさい、という意味です。
例えば、税抜5万円の取引がありそのうち3万円分が軽減税率、2万円が通常税率が適用される品目の取引だった場合は、以下のように表記となります。
8%対象:30,000円(税抜)または32,400円(税込)
10%対象:20,000円(税抜)または22,000円(税込)
適格請求書発行事業者に登録すると、俗に「インボイス登録番号」と呼ばれているT + 13桁の番号が発行されるため、発行者情報の欄やその周辺に記載しましょう。
②と関連し、例えば税抜5万円の取引がありそのうち3万円分が軽減税率、2万円が通常税率が適用される品目の取引だった場合、税率ごとに区分した消費税額等の合計金額も以下のように記載します。
消費税額8%:2,400円
消費税額10%:2,000円
請求書は、作成者にとって売り上げに対する代価を得るための大切な書類ですが、取引相手の都合も関わってきますから、作成する前に下表で挙げた事項について、取引先と協議・打ち合わせのうえ取り決めておく必要があります。
請求書の作成前に取り決めておくべきこと | 内容 |
---|---|
請求日(発行日)/支払期日 | 取引先の決済締め日に合わせるのがセオリー |
請求金額 | 単価ごと取引日ごとなど、記載についてのルールを決めておく |
請求書の送付方法 | 郵送、メール、FAXなど |
振込手数料の負担者 | 原則として支払い側の負担 |
消費税の扱い | 免税事業者は消費税を請求するか否か |
また、いざ請求書の発行となってから慌てなくてよいよう、「.請求書の雛形(フォーマット)」「会計ソフトの選定・購入など」「切手や封筒などの送付手段」「印鑑や屋号・住所・電話番号の入ったゴム印」などといった、書式・備品関係は事前準備しておきましょう。
次に、請求書を具体的な作り方について、「会計ソフト」「エクセルやワード」「手書き」と手段・方法別に、それぞれのメリットや注意点と合わせ整理しておきましょう。
改正電子帳簿保存法やインボイス制度へ対応に当たり、電子化や請求書作成業務の効率化を推進すべく、会計ソフトやクラウド上で請求書を作成できる請求書作成システムの導入を検討している個人・法人も多いはずです。
会計ソフトやWeb請求書作成システムを導入すれば、請求書作成業務自体の簡略化に加え、管理業務の効率化やテレワークの推進、事務的・経理的ヒューマンエラーの軽減など、様々なメリットを享受できます。
一方、導入に移転の経費・コストがかかるうえ、使いこなすためにはパソコンやネットに関する一定の知識が必要となるほか、クラウド型請求書作成システムの場合、システムエラーや通信障害によって利用できない状態に陥ってしまうこともあります。
また、請求書の改ざん防止に役立つタイムスタンプ機能を持つ、会計ソフトや請求書作成システムを使えばセキュリティの強化を図れますが、最終的に請求書を送付する個展でヒューマンエラーが起きご送付などをすると、一度に大量の顧客情報が漏洩するリスクもはらんでいます。
エクセルやワードで請求書のテンプレートを作成し、取引先情報や数的データ、日付けや取引内容などといった変動する事項だけ入力すればよい状態にしておけば、誰でもスムーズかつスピーディーに請求書を発行できる環境が整うはずです。
また、エクセルやワードは基本ソフトとして、パソコンを使っている事業者なら既に保有していることがほとんどですから、購入コストや運用コストがや右上がりなのもメリットです。
また、電子データとして管理したり分析・。共有・見える化したりすることも比較的容易であるほか、送付方法もメール添付から郵送・FAXまで自由自在です。
ただし、いったん作成したテンプレートを変更したり作り直すには、一定水準以上のパソコン知識と技能が必要なほか、その知識や技能さえあれば偽造や冠山も比較的簡単にできてしまうため、管理者は偽造防止のため製作者の捺印を義務化するなど、対策を取っておく必要があります。
電子化やペーパーレスが叫ばれている現在、請求書に限らず「手書きは悪習」のようにとらえられることもありますが、請求書は手書きで作成しても問題ありません。
手書きの請求書用紙は、文房具や100円ショップなどで簡単に安価で購入できるほか、ネット検索すれば無料のテンプレートが行くとも見つかるはずなので、都合に合うものをダウンロード・プリントアウトして使用すれば、コストがほぼかからない点がメリットです。
ただし、作成作業自体に手間がかかるうえ、誤字・脱字・掲載ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいほか、売上や取引内容を経理データとして利用するにしても、1枚ずつ数字を集計していくしかない点も大きなデメリットです。
また、請求書には所定の保存期間が設けられていて、紙の手書き請求書に関しても同様に一定期間保存しておく必要があり、特にインボイス制度に関わる「適格請求書」は、発行側も受取側も原則的に「7年間の保存」が必要となるため、長期間紙で保存するためのスペースを確保しなくてはならない点もネックとなります。
請求書の正しい書き方についてよくある質問をまとめました。
ここまでの内容で疑問が思い浮かんだ人は参考にしてみてください。
請求所に記載すべき名用など詳細は本文中にて解説していますが、請求書の書き方に明確なルールは存在しないため、一般的なビジネス上の慣習にのっとったうえで、取引先が認める書式であれば、どんな書き方でも問題ありません。
フリーランスとして活動している場合、取引先が発行する「発注書」あるいは当方からの「納品書」のみで支払い・決済まで完結するケースも多いため、必ずしも請求書が必要だとは限りません。ただし、相手も個人で納品書や発注書が存在しない場合や取引品目が多い・取引金額が大きいなどといった場合は、金銭的トラブルを避ける意味で作成。発行したほうが良いと考えています。なた、請求書は確定申告時に行う所得の申告時、正しく作成された請求書には「収入額の証明」としての効力があります。そのため、フリーランスとして活動しており年間の収入が「48万円以上」となって確定申告の義務が発生した、もしくはしそうな場合は、取引ごとに請求書を作成し取引先に提出しておいた方が、確定申告時の事務処理が楽になるでしょう。
請求書の書き方同様、取り引き・請求内容に関わる情報以外の前書き、及び請求書送付状などといった文言の内容についても、明確な決まりはありません。極端な話、前書きや請求書送付状ななくても商取引上問題ありませんが、前書きや請求書送付状がないことで「礼を失している」と感じる取引先も少なくないため、下記で示した「記入例」に沿って、取り引き先へのあいさつに当たる前書きや、請求書送付状を添えたほうが無難です。
請求書送付のご案内
拝啓 平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。
早速ではありますが、納品させていただきました「A」に関しまして、請求書を同送致します。
ご査収の上、20XX年X月XX日の期日までにお振り込みいただけますでしょうか。
ご多忙の中とは存じますが、ご確認の程宜しくお願い申し上げます。 敬具
記 「A」請求書:1通 以上
はい、請求書は必要事項さえ押さえておけば、手書きで作成して全く問題ありません。というより、請求書は作成方法ではなく、誰が読んでも取引の実態が確認できる表記で記載されていることが大切です。そのため、手書きで請求書を作成する場合は、黒のボールペンなどを用い見やすく丁寧な字で、誤字・脱字などが無いように書きましょう。また、請求書を書き損じた場合は、二重線などで訂正するのではなく、改めて一から当たらいい請求書を作り直しましょう。さらに、インボイス制度において取り扱われている請求書や納品書などの証憑書類のことを指す「適格請求書」の場合は、修正前・修正後の写しを両方保存することが義務付けられている点にも注意してください。